Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

Név

Kardán Autószerviz Kft.

Székhely

1117 Budapest, Kardán utca 14.

Adószám

00000000-0-00 (bemutató adat)

Cégjegyzékszám / nyilvántartási szám

01-09-000000 (bemutató adat)

Telefon

+36 30 555 0142

E-mail

info@kardanszerviz.hu

2. Bevezetés

Ez a tájékoztató bemutatja, hogy Kardán Autószerviz Kft. (a továbbiakban: Adatkezelő) milyen személyes adatokat kezel a weboldal használata és a szolgáltatások igénybevétele során, milyen célból és jogalapon, mennyi ideig, kik férhetnek hozzá, és milyen jogai vannak Önnek ezzel kapcsolatban.

Az adatokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően, gondosan és biztonságosan kezeljük. Kiemelten figyelünk arra, hogy illetéktelenek ne férhessenek hozzájuk.

3. Jogszabályi háttér

Az adatkezelésre különösen az alábbi jogszabályok vonatkoznak:

• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, az általános adatvédelmi rendelet (GDPR),
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.),
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.),
• 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról (Eker. tv.),
• 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről (Eht.),
• 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenységről (Grtv.),
• 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről (Fgytv.),
• 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) és 2000. évi C. törvény a számvitelről (Sztv.).

4. Fogalmak

Személyes adat

Minden információ, amely alapján egy élő személy közvetlenül vagy közvetve azonosítható, például név, e-mail cím, telefonszám, IP-cím.

Érintett

Az a személy, akire a személyes adat vonatkozik.

Adatkezelés

Bármilyen művelet a személyes adatokkal: gyűjtés, rögzítés, tárolás, felhasználás, továbbítás, törlés.

Adatkezelő

Aki meghatározza, milyen célból és eszközökkel történik az adatkezelés.

Adatfeldolgozó

Aki az adatkezelő megbízásából és utasításai szerint kezel adatot, például a tárhelyszolgáltató.

Adattovábbítás

Az adat átadása vagy hozzáférhetővé tétele egy harmadik fél számára.

Adatvédelmi incidens

Olyan esemény, amelynek során az adat illetéktelen kezébe kerül, megsérül, elvész vagy véletlenül megsemmisül.

EGT

Az Európai Unió tagállamai, valamint Izland, Liechtenstein és Norvégia. Harmadik ország minden ezen kívüli állam.

NAIH

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, a magyar adatvédelmi felügyeleti hatóság.

5. Alapelvek

• Jogszerűség és átláthatóság: csak jogszerűen, tisztességesen és érthető módon kezelünk adatot.
• Célhoz kötöttség: adatot csak előre meghatározott célra gyűjtünk.
• Adattakarékosság: csak annyi adatot kérünk, amennyi a célhoz feltétlenül szükséges.
• Pontosság: a pontatlan adatot kijavítjuk vagy töröljük.
• Korlátozott tárolás: az adatot csak a cél eléréséig őrizzük meg.
• Biztonság: technikai és szervezési intézkedésekkel védjük az adatokat.
• Elszámoltathatóság: igazolni tudjuk, hogy betartjuk ezeket az elveket.

6. Milyen adatokat kezelünk?

Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés a weboldal űrlapján

Kezelt adatok

Név, Telefonszám, E-mail cím, Autó márkája és típusa, Miben segíthetünk?, Mit tapasztalsz az autón?

Cél

Kapcsolattartás, az érdeklődés megválaszolása, ajánlatadás.

Jogalap

Az Ön kérésére történő lépések a szerződéskötés előtt, GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont; általános kérdés esetén az Adatkezelő jogos érdeke a megkeresés megválaszolására, f) pont.

Időtartam

Ha az érdeklődésből nem lesz megrendelés: az ügy lezárását követő 1 év. Ha megrendelés lesz belőle: a számlázáshoz kapcsolódó adatok esetén 8 év, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a szerint. Tiltakozás esetén az adatokat ennél korábban töröljük, kivéve, ha jogszabály megőrzésüket írja elő.

Az űrlapon megadott adatok e-mailben jutnak el az Adatkezelőhöz, és az Adatkezelő postafiókjában tároljuk őket a fenti ideig. Emellett az Adatkezelő ügyfélkezelő rendszerébe is bekerülnek (lásd az alábbi, ügyfélkezelésről szóló részt). A továbbításban közreműködő e-mail szolgáltató csak a kézbesítéshez szükséges ideig, a saját adatkezelési tájékoztatója szerint kezeli az üzenetet. Az adatok megadása önkéntes, de nélkülük nem tudjuk felvenni Önnel a kapcsolatot. Az érdeklődés megválaszolásához kapcsolódó adatkezelés ellen bármikor tiltakozhat.

Online időpontfoglalás

Kezelt adatok

Név, e-mail cím, telefonszám, a választott szolgáltatás és időpont, megjegyzés (nem kötelező), a foglalás módosításához és lemondásához szükséges titkos kód, a foglalás forrása (weboldal, kézi felvétel, hangasszisztens).

Cél

Az időpont lefoglalása, a szolgáltatás teljesítése, a foglalás módosítása és lemondása.

Jogalap

A foglalás teljesítése, vagyis a szerződés megkötése és teljesítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont.

Időtartam

Az Adatkezelőnél: a lefoglalt időpontot követő 24 hónap; ha a foglalásból megrendelés lesz: a számlázáshoz kapcsolódó adatok esetén 8 év, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a szerint. A foglalási rendszerben a foglalás adatai ugyanennyi ideig vannak meg, utána a név, az e-mail cím, a telefonszám és a megjegyzés automatikusan törlődik, csak az időpont és a szolgáltatás marad meg név nélkül, statisztikához.

Az időpontfoglaló az Európai Unióban (Frankfurt) működő online foglalórendszer, amelyet az Adatkezelő megbízásából adatfeldolgozó üzemeltet (lásd a 9. pontot). A foglaláskor a rendszer ellenőrzi, hogy a megadott e-mail cím tartománya létezik-e, hogy ne menjen levél kitalált címre. A foglalásról visszaigazoló e-mailt küldünk naptárfájllal, amelyben a foglalás módosítható vagy lemondható, az időpont előtt emlékeztetőt, módosítás vagy lemondás esetén megerősítő levelet. Ezek a levelek a foglalás teljesítéséhez tartoznak, és hozzájárulás nélkül is mennek. Ha az Adatkezelő a foglalást Ön helyett veszi fel (például telefonon), ugyanezeket az adatokat rögzíti. Az Adatkezelő a foglalás adatait csak a lefoglalt szolgáltatás teljesítéséhez használja fel; ha a vállalkozás külső naptárát is összekapcsolta a foglalóval, abból csak az elfoglalt időszakok kerülnek át, a naptárbejegyzések tartalma nem.

Ügyfélkezelés (ügyfélnyilvántartás)

Kezelt adatok

Név, e-mail cím, telefonszám, honnan érkezett az érdeklődés (például weboldal, foglalás, AI asszisztens), a kapcsolattartás előzményei (érdeklődés, foglalás, lemondás, átfoglalás, kiküldött levelek, az Adatkezelő megjegyzései), a kapcsolat jelenlegi szakasza (érdeklődő, ajánlatkérés, foglalás, ügyfél, elégedett ügyfél, elveszett), a hozzájárulások ideje és forrása, a leiratkozás ténye.

Cél

Az érdeklődők és ügyfelek nyilvántartása, az ajánlatkérések és foglalások követése, a kapcsolattartás átláthatósága, a leiratkozások és hozzájárulások igazolása.

Jogalap

Az Adatkezelő jogos érdeke az ügyfélkapcsolatok nyilvántartására és az Ön megkeresésének kezelésére, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont; foglalás vagy megrendelés esetén b) pont. Az akciós és tájékoztató levelek a hozzájárulásán alapulnak (lásd alább).

Időtartam

Az ügyfélnyilvántartásban: az ügyfelek és az elégedett ügyfelek adatlapját az ügyfélkapcsolat fennállása alatt őrizzük; ha a kapcsolat megszűnik (elveszett), vagy az érdeklődő, ajánlatkérő nem foglal, az utolsó foglalás, kapcsolatfelvétel vagy módosítás után 24 hónappal az adatok törlődnek; a kapcsolat előzményeinek bejegyzéseit 24 hónap után töröljük. A hozzájárulás igazolására szolgáló adatot (idő, forrás) a hozzájárulás visszavonásáig, utána a jogi igények érvényesítésére nyitva álló ideig őrizzük.

Az ügyfélkezelő rendszer a megadott adatok és az Ön és az Adatkezelő között lezajlott lépések (érdeklődés, foglalás, lemondás) alapján automatikusan szakaszokba sorolja a kapcsolatokat, és ez határozza meg, milyen automatikus levél mehet Önnek. A szakaszba sorolás nem jár jogi hatással, az Ön adatait az Adatkezelő munkatársa bármikor átnézheti és módosíthatja. Az Ön kérésére adott közvetlen válasz (például az ajánlatkérés visszaigazolása) hozzájárulás nélkül is megy; minden más, tájékoztató vagy akciós jellegű levélhez az Ön külön hozzájárulása kell.

Akciós és tájékoztató levelek (csak hozzájárulással)

Kezelt adatok

Név, e-mail cím, a hozzájárulás ideje és forrása, a kiküldött levelek, a leiratkozás ténye.

Cél

Ajánlatok, akciók, újdonságok és tájékoztató levelek küldése e-mailben: az érdeklődés után néhány emlékeztető, később, ha az ajánlatkérés vagy foglalás nem valósult meg, ritkább levelek, az elégedett ügyfeleknek havi hírlevél, az Adatkezelő által írt kampánylevelek.

Jogalap

Az Ön kifejezett hozzájárulása (a nem kötelező jelölőnégyzet bejelölése, vagy az Adatkezelő által rögzített, Ön által szóban vagy írásban adott hozzájárulás), GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont és a gazdasági reklámtevékenységről szóló törvény 6. §-a.

Időtartam

A hozzájárulás visszavonásáig (leiratkozásig).

Ilyen levelet csak akkor küldünk, ha ehhez külön hozzájárult. Minden levél alján található egy leiratkozás link (és a levelező programja is felkínálja a leiratkozást), amellyel egy kattintással, indoklás nélkül visszavonhatja a hozzájárulását; ezután több ilyen levelet nem kap. A hozzájárulás hiánya vagy visszavonása nem érinti az érdeklődése megválaszolását és a foglalásával kapcsolatos leveleket. A leveleket egyszerre nem mindenkinek, hanem fokozatosan, kis csoportokban küldjük ki.

AI asszisztens (chat) a weboldalon

A weboldalon egy mesterséges intelligencia alapú asszisztens válaszol a látogatók kérdéseire. Az asszisztens kizárólag a weboldal tartalmából válaszol, döntést nem hoz, és nem helyettesíti a személyes ügyintézést.

Kezelt adatok

A chat ablakba írt üzenetek és a beszélgetés előzménye; a kérés technikai adatai (IP-cím, időpont, böngésző), amelyeket a visszaélések megelőzése érdekében rövid ideig kezelünk. Ha a látogató az asszisztens űrlapján megadja: a neve, e-mail címe, telefonszáma és üzenete is.

Cél

A látogató kérdéseinek megválaszolása; ha a látogató kéri, a kapcsolatfelvétel (visszahívás, időpont- vagy ajánlatkérés).

Jogalap

A kérdések megválaszolása esetén az Adatkezelő jogos érdeke a szolgáltatásairól szóló gyors tájékoztatásra, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont; az űrlapon megadott adatok esetén a látogató kérésére a szerződéskötést megelőző lépések, b) pont.

Időtartam

A beszélgetés a látogató böngészőjében a lap bezárásáig marad meg, a szerverünk nem menti el. A válaszhoz a kérdés az AI szolgáltatóhoz jut, ahol legfeljebb 30 napig maradhat. A szerver naplójába a technikai adatok és az, hogy a kérdésre volt-e válasz kerül, a naplót a tárhelyszolgáltató legfeljebb 1 napig őrzi; tesztidőszakban a megválaszolatlan kérdés szövege is a naplóba kerülhet a tudásbázis javításához. Az űrlapon megadott adatok e-mailben jutnak el az Adatkezelőhöz, és az ajánlatkérésnél megadott ideig őrizzük őket.

Kérjük, ne írjon a chat ablakba különleges adatot (például egészségügyi adatot) vagy olyan adatot, amelyet nem szeretne megosztani velünk.

Hangos AI asszisztens a weboldalon

A weboldalon a látogató a mikrofon gombbal élőszóban is beszélhet egy mesterséges intelligencia alapú asszisztenssel. Az asszisztens a beszélgetés elején jelzi, hogy nem ember. A beszélgetés csak akkor indul, ha a látogató megnyomja a gombot és a böngészőjében engedélyezi a mikrofont; bármikor befejezhető.

Kezelt adatok

A látogató hangja (csak a beszélgetés idején, valós idejű feldolgozásra); a beszélgetés leírt szövege a beszélgetés alatt; a kérés technikai adatai (IP-cím, időpont, böngésző); ha a látogató időpontot foglal vagy visszahívást kér: a neve, telefonszáma és a megadott megjegyzés.

Cél

A látogató kérdéseinek megválaszolása; ha kéri, időpontfoglalás vagy visszahívás.

Jogalap

A beszélgetés a látogató kifejezett indítására (gomb, mikrofon engedélyezése) jön létre: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (hozzájárulás), amely a beszélgetés befejezésével bármikor visszavonható; időpontfoglalás és visszahívás esetén b) pont (a látogató kérésére a szerződéskötést megelőző lépések).

Időtartam

Hangfelvétel nem készül. A hangszolgáltató a hívás után sem a hangot, sem a leírt szöveget nem őrzi meg (nulla megőrzési idő beállítás); csak a hívás hossza és ideje marad meg a percek számolásához. A foglalás és a visszahívási kérés adataira a foglalásnál, illetve az ajánlatkérésnél megadott idő érvényes.

Kérjük, a beszélgetés során ne mondjon különleges adatot (például egészségügyi adatot, bankkártyaszámot).

A weboldal látogatása

Kezelt adatok

IP-cím, böngésző és eszköz típusa, a megtekintett oldal, a látogatás időpontja.

Cél

A weboldal működtetése, biztonsága, a visszaélések megelőzése.

Jogalap

Az Adatkezelő jogos érdeke, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.

Időtartam

A tárhelyszolgáltató naplózási szabályai szerint, rövid ideig (legfeljebb 1 nap).

7. Sütik

A süti (cookie) egy kis fájl, amelyet a weboldal a böngészőjében tárol. A szükséges sütik nélkül az oldal nem működne megfelelően. Minden más sütit csak az Ön hozzájárulásával használunk; a döntését bármikor megváltoztathatja az oldal alján található „Süti beállítások” gombbal. A sütikről részletesen a Süti tájékoztatóban olvashat.

8. Adatbiztonság

Az adatok védelme érdekében többek között az alábbi intézkedéseket alkalmazzuk:

• a weboldal kizárólag titkosított (HTTPS) kapcsolaton érhető el,
• biztonsági beállításokkal védjük az oldalt a kártékony kódok és a visszaélések ellen,
• a fiókokhoz csak az fér hozzá, akinek a feladatához szükséges, erős jelszóval védve,
• a kapcsolati űrlapot spamszűrés és túlterhelés elleni védelem óvja,
• az ügyfélkezelő és a foglaló belépőinek jelszavát csak visszafejthetetlen formában tároljuk, öt sikertelen belépési kísérlet után a belépés rövid időre zárol,
• minden vállalkozás adata elkülönítve van tárolva, azt csak a saját belépői látják,
• az adatbázisról naponta titkosított biztonsági mentés készül, amelyet legfeljebb 3 hónapig őrzünk, utána a régebbi mentések törlődnek,
• az AI asszisztens csak a weboldal engedélyezett oldalairól érhető el, és kérésszám-korlát védi a visszaélésektől,
• adatfeldolgozót csak megbízhatósága és adatbiztonsági megfelelése alapján választunk.

A megőrzési idő lejárta után az adatokat töröljük a postafiókból és minden olyan helyről, ahol tároljuk őket, vagy úgy anonimizáljuk, hogy többé ne legyenek személyhez köthetők.

9. Adatfeldolgozók, adattovábbítás

Személyes adatot csak az alább felsorolt partnereknek továbbítunk, és csak annyiban, amennyiben ez a cél eléréséhez szükséges, vagy jogszabály, illetve hatóság előírja.

Egyes partnereink az Európai Gazdasági Térségen kívül, az Amerikai Egyesült Államokban is kezelhetnek adatot. Ilyenkor az adattovábbítás a GDPR által elfogadott garanciák alapján történik, például az EU és az USA közötti adatvédelmi keretrendszer vagy az Európai Bizottság általános szerződési feltételei szerint.

10. Az Ön jogai

Tájékoztatás

Az adatkezelés megkezdése előtt joga van érthető tájékoztatást kapni annak céljáról, módjáról és jogalapjáról.

Hozzáférés

Megkérdezheti, kezelünk-e Önről adatot, és ha igen, milyet, milyen célból, kinek adtuk át és meddig őrizzük. Kérésére másolatot adunk.

Helyesbítés

Kérheti a pontatlan adatok javítását és a hiányosak kiegészítését.

Törlés

Kérheti adatai törlését, például ha már nincs rájuk szükség, vagy visszavonta a hozzájárulását. A törlést jogszabályi kötelezettség vagy jogi igény akadályozhatja.

Korlátozás

Kérheti, hogy bizonyos esetekben, például vitatott pontosság esetén, adatait csak tároljuk, de ne használjuk.

Adathordozhatóság

A hozzájárulással megadott adatait géppel olvasható formában kikérheti, vagy kérheti azok átadását egy másik adatkezelőnek.

Tiltakozás

A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhat. Közvetlen üzletszerzés ellen bármikor tiltakozhat.

Automatizált döntés

Nem hozunk Önre vonatkozó, kizárólag automatizált döntést, amely jogi hatással járna, vagy hasonlóan jelentős mértékben érintené Önt. Az ügyfélkezelő rendszer a lezajlott lépések alapján automatikusan szakaszokba sorolja a kapcsolatokat, és ez dönti el, milyen automatikus levél mehet, de ennek jogi hatása nincs, és tájékoztató vagy akciós levél csak hozzájárulással megy.

Incidens

Ha adatvédelmi incidens magas kockázatot jelent az Ön jogaira, haladéktalanul értesítjük.

Hozzájárulás visszavonása

Hozzájárulását bármikor visszavonhatja; ez nem érinti a korábbi, jogszerű adatkezelést.

11. Panasz és jogorvoslat

Ha úgy érzi, hogy megsértettük az adatvédelmi jogait, kérjük, először keressen minket, hogy gyorsan rendezhessük a kérdést. Emellett panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál:

Hatóság

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Székhely

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

Postacím

1363 Budapest, Pf. 9.

Telefon

+36 1 391 1400

E-mail

ugyfelszolgalat@naih.hu

Honlap

www.naih.hu

Jogai megsértése esetén bírósághoz is fordulhat. A pert lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja. A hatóság döntésével szemben, illetve ha a hatóság három hónapon belül nem tájékoztatja a panasz sorsáról, szintén bírósághoz fordulhat.

12. Hogyan élhet a jogaival?

Kérelmét írásban, vagy előzetes egyeztetés után személyesen nyújthatja be. Minden megkeresésre a lehető leghamarabb, de legkésőbb 15 munkanapon belül válaszolunk.

Postai levél

1117 Budapest, Kardán utca 14.

E-mail

info@kardanszerviz.hu

Személyesen

Előzetes telefonos egyeztetés alapján.

Telefonon személyes adatokkal kapcsolatos információt nem adunk ki, mert a hívó személyazonossága nem ellenőrizhető biztonságosan.

A tájékoztatót a jogszabályok vagy az adatkezelés változása esetén módosíthatjuk. Az aktuális változat mindig ezen az oldalon érhető el.